Сервисы → Электронная подпись → Инструкции
Заранее подготовьте сам документ и проверьте его формат. PDF лучше сохранить отдельной копией с понятным названием: после подписания не редактируйте файл, иначе электронная подпись может перестать проходить проверку.
Уточните, какую подпись принимает получатель: простую, неквалифицированную или квалифицированную. Для квалифицированной электронной подписи обычно нужны действующий сертификат, его носитель или доступ к облачной подписи, а также компьютер или телефон, на котором доступно нужное средство подписания.
Если документ предстоит подписывать через КриптоПро, заранее убедитесь, что сертификат не просрочен, носитель доступен, а программа установлена на подходящем компьютере. Для работы в СБИС подготовьте доступ к своему аккаунту и проверьте, что нужная электронная подпись связана с пользователем, который вправе подписывать документ.
Чтобы подписать документы электронной подписью через Госуслуги, понадобятся подтверждённая учётная запись и доступ к телефону, на который установлено необходимое официальное приложение, если выбран мобильный способ. Точный набор условий зависит от услуги и вида подписи, поэтому требования лучше заранее сверить на официальном сайте организации.
Также узнайте, каким должен быть результат. Иногда подпись встраивается в PDF, а иногда рядом создаётся отдельный файл с расширением SIG; в таком случае получателю нужно передать и исходный документ, и файл подписи, не меняя их названия и содержимое.
Перед началом зарядите телефон или ноутбук, обеспечьте устойчивое подключение к интернету и приготовьте пароль от учётной записи либо PIN-код носителя. Если документ подписывает представитель, дополнительно понадобится подтверждение его полномочий в подходящей для ситуации форме.
Электронная подпись помогает подтвердить, кто отправил документ, и показать, что файл после подписания не меняли. Такой способ используют для заявлений, договоров, отчётов и других документов, которые принимающая организация разрешает подписывать электронно. Простая подпись может подтверждаться кодом, а усиленная квалифицированная — сертификатом и закрытым ключом владельца.
Подписание проходит в личном кабинете сервиса или в программе на компьютере. На телефоне чаще доступно подтверждение кодом либо через специальное приложение; для УКЭП нередко требуется компьютер с установленным сертификатом. После успешной операции появится отметка о подписи или отдельный файл подписи. Статус «не подписан» означает, что действие ещё не завершено.
Если документ не подписывается, проверьте сообщение об ошибке и срок действия сертификата. Просроченную электронную подпись обычно нужно продлить или выпустить заново через личный кабинет удостоверяющего центра; порядок зависит от организации. Когда система не видит действующий сертификат, может потребоваться добавить его в хранилище компьютера, но точный пункт называется по-разному в разных версиях программ. Если повторная попытка не помогла, найдите службу поддержки на официальном сайте организации и сообщите текст ошибки, тип подписи и устройство, с которого выполнялось действие.
Ищите электронную подпись в личном кабинете того сервиса, где собираетесь подписать документ. Обычно сведения о ней находятся в профиле, настройках безопасности или разделе с сертификатами; пункт называется примерно так, поскольку его название зависит от версии кабинета.
Само подписание чаще начинается не из профиля, а из раздела с документами. Откройте нужный документ или форму отправки, найдите действие с подписью, выберите доступный сертификат и подтвердите операцию по подсказкам на экране.
В личном кабинете налоговой сведения об электронной подписи обычно размещены в профиле либо в разделе, связанном с получением и хранением сертификата. Если нужно подписать декларацию, заявление или обращение, сначала откройте соответствующий документ: выбор подписи появляется на этапе проверки и отправки.
На компьютере с Windows пользовательские сертификаты можно посмотреть через системное хранилище. Нажмите сочетание Win+R, введите certmgr.msc и откройте папку «Личное», затем «Сертификаты»; при работе через браузер или специальную программу путь может также начинаться с настроек сертификатов этого приложения.
Серийный номер сертификата указан в его свойствах. Откройте сертификат двойным нажатием, перейдите на вкладку со сведениями и найдите поле «Серийный номер»; названия вкладки и поля могут немного отличаться в разных системах.
На телефоне системное хранилище обычно не показывается как отдельная папка. Доступную подпись следует искать внутри приложения или мобильной версии личного кабинета, в профиле и настройках безопасности, а действие для подписания — на странице самого документа.
Настройка рабочего места помогает, когда нужно подписывать файлы электронной подписью на компьютере или входить с её помощью в поддерживаемые государственные сервисы. Обычно достаточно один раз подготовить программу для работы с подписью, проверить носитель и разрешить такой способ входа в настройках учётной записи.
После настройки компьютер сможет распознавать сертификат и передавать его выбранному сервису. Названия разделов и пунктов могут немного отличаться: нужный пункт обычно называется примерно «Электронная подпись», «Сертификаты» или «Безопасность» — точная формулировка зависит от версии программы и сайта.
Если настройка не помогла, перезапустите браузер и компьютер, затем повторите проверку сертификата. При ошибке запишите её текст или сделайте снимок экрана и обратитесь через официальный сайт организации, выдавшей подпись, либо в поддержку сервиса, где выполняется вход или подписание.
Отказаться от электронной подписи можно в любой момент, но простое удаление файлов с телефона или компьютера не прекращает действие сертификата. Если ключ больше не нужен либо к нему могли получить доступ посторонние, сначала обратитесь в удостоверяющий центр, который выпустил сертификат, и попросите прекратить его действие.
Порядок отзыва зависит от удостоверяющего центра: заявление могут принимать лично или через личный кабинет. Точное название нужного пункта может отличаться в разных версиях сервиса, поэтому ориентируйтесь на раздел об отзыве или прекращении действия сертификата; если найти его не удаётся, уточните порядок через официальный сайт организации.
После отзыва сертификат становится недействительным для новых операций, однако уже подписанные им документы не теряют силу автоматически. Удалить электронную подпись из ранее подписанного документа обычно нельзя без изменения самого файла, а такое изменение может нарушить проверку подписи.
Когда отзыв подтверждён, старый сертификат можно удалить с компьютера. Для этого откройте системное хранилище сертификатов или программу, через которую использовалась подпись, найдите сертификат по владельцу и сроку действия, затем выберите удаление; пункт называется примерно так и зависит от версии системы.
Если ключ хранился на USB-токене, удаление сертификата с компьютера не стирает данные с самого носителя. Очистку токена выполняют отдельно средствами программы производителя, но только после проверки, что на нём нет другого действующего ключа или нужных данных.
Удаление старого сертификата полезно, чтобы случайно не выбирать его при подписании, но оно не заменяет официальный отзыв. Сохраните подтверждение прекращения действия сертификата, а сам носитель после очистки уберите в безопасное место или утилизируйте так, чтобы ключ нельзя было восстановить.
Этот способ подходит, если нужно заменить номер телефона, электронную почту или реквизиты, связанные с электронной подписью и учётной записью владельца. Например, данные можно уточнить в личном кабинете налоговой, если прежний телефон больше недоступен, почта изменилась или в реквизитах обнаружена ошибка.
После сохранения сведений сервис может запросить повторное подтверждение личности или проверку электронной подписи. Изменение контактных данных не всегда меняет сведения внутри уже выпущенного сертификата: если исправляемая информация записана в сертификате, может потребоваться его перевыпуск. Названия пунктов меню приведены приблизительно и зависят от версии личного кабинета.
Если сведения не сохранились, подтверждение не приходит или личный кабинет сообщает о несовпадении данных сертификата, повторите попытку позже с устойчивым подключением. Затем обратитесь в поддержку через официальный сайт организации и опишите, какие данные меняете и на каком шаге возникает ошибка. Не передавайте сотруднику пароль, код подтверждения или закрытый ключ электронной подписи.
Все контакты организации — в карточке Электронная подпись.